總經(jīng)辦文秘崗位職責(zé)
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總經(jīng)辦文秘崗位職責(zé)
職責(zé)一：安排公司領(lǐng)導(dǎo)工作活動日程，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常工作
任務(wù)1：安排公司領(lǐng)導(dǎo)工作、活動日程，陪同協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作活動
任務(wù)2：完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常各項(xiàng)工作
職責(zé)二：協(xié)助本部門領(lǐng)導(dǎo)安排各種外事活動
任務(wù)1：接待到訪的總公司領(lǐng)導(dǎo)及其他客戶
任務(wù)2：協(xié)助本部門領(lǐng)導(dǎo)安排公司領(lǐng)導(dǎo)班子例會及業(yè)務(wù)例會，督促會議決議的貫徹落實(shí)
職責(zé)三：起草各類公文
任務(wù)1：負(fù)責(zé)起草公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種文稿
工作依據(jù)(與該崗位工作緊密相關(guān)的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn))：
企業(yè)管理獎實(shí)施細(xì)則、《中國遠(yuǎn)洋物流公司、中國外輪代理公司公文管理規(guī)定》、《大連外代文件材料立卷歸檔辦法》
總經(jīng)辦文秘崗位職責(zé)2
1、總經(jīng)辦接待工作：接聽電話；引導(dǎo)客人進(jìn)入會議室，倒茶，通知相關(guān)人員會見；簽收信件快遞等；
2、各類行政公文（通知、請示、呈報(bào)、發(fā)函、會議紀(jì)要、總結(jié)等、的起草、呈送、復(fù)印、分發(fā)、催辦、登記、清退、歸檔；
3、填報(bào)開發(fā)公司月報(bào)表，于次月12日上交報(bào)表；
4、編制房地產(chǎn)市場月報(bào)表；
5、填報(bào)統(tǒng)計(jì)（番禺統(tǒng)計(jì)、局房地產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，每月月底前上交；統(tǒng)計(jì)年報(bào)于次年1月前上報(bào)；
6、公司各類檔案管理工作（歸檔、分發(fā)合同、借閱等、；
7、公司營業(yè)執(zhí)照年審，填報(bào)年檢報(bào)告書，準(zhǔn)備年檢材料；
8、聯(lián)系保險(xiǎn)公司，購買公司車輛強(qiáng)制險(xiǎn)及商業(yè)險(xiǎn)；
9、公司網(wǎng)絡(luò)、辦公設(shè)備（電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、指紋機(jī)等、維護(hù)、管理與報(bào)修；
10、跟進(jìn)各部門合同審批單審批流程，合同款付款申請；
11、負(fù)責(zé)打掃會議室、總經(jīng)辦衛(wèi)生，以及會議室與總經(jīng)辦花草的護(hù)理；
12、核算工地后勤費(fèi)用、每月辦公室物業(yè)水電費(fèi)；
13、制定月度物資使用計(jì)劃，做好物資的采購、驗(yàn)收、入庫、發(fā)放和管理工作；
14、公司固定資產(chǎn)的管理，定期進(jìn)行盤點(diǎn)；
15、每周預(yù)定團(tuán)隊(duì)活動場地，準(zhǔn)備相關(guān)物資（球、水等、；
16、總經(jīng)理（番禺總經(jīng)理、、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理交辦的其他工作。
總經(jīng)辦文秘崗位職責(zé)3
一、工作概述
負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的整理維護(hù)、文件檔案管理、來訪人員接待及協(xié)助總經(jīng)理對日常行政辦公事務(wù)的處理（如：行程安排、會議通知、文件上傳下達(dá)等、。
二、崗位職責(zé)
1、職責(zé)一：辦公室內(nèi)務(wù)
1、辦公環(huán)境：明亮整潔、一塵不染、家具擺放整齊、辦公桌無文件累積、文件整齊規(guī)范、圖書排放整齊。
2、每天準(zhǔn)時上班、開窗通風(fēng)。
3、清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次。
4、清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。
5、為總經(jīng)理備好茶水（總經(jīng)理到辦公室的同時、。
6、每天下班前清理辦公桌一次，關(guān)閉好門窗、電源等。
7、及時清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內(nèi)過夜、每兩周吸塵一次。
2、職責(zé)二：文件管理（流程齊全、分類合理、處理及時、管理規(guī)范、
1、對所有文件先進(jìn)行識別，并分類登記，再分別辦理。
2、外來公函、通知及文字資料：及時送交總經(jīng)理閱示，根據(jù)總經(jīng)理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)、。
3、公司內(nèi)部文件：及時送交總經(jīng)理閱示，根據(jù)總經(jīng)理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)、。
4、公司各部門（單位、送交總經(jīng)理簽字的，根據(jù)送交人的意見給予及時傳遞辦理。
5、重要的和緊急的文件，須提醒總經(jīng)理。
6、每天將送交總經(jīng)理批示、看閱的文件清理一次，并核對登記記錄。
7、根據(jù)文件積累的情況及時進(jìn)行存檔，并作好相應(yīng)記錄，便于查閱。
3、職責(zé)三：來賓接待（彬彬有禮、熱情接待、
1、笑臉相迎，茶水相待。
2、詢問來賓情況：來訪目的，有無預(yù)約及身份情況等。
3、必要時需索要名片并對來賓身份進(jìn)行識別。
4、及時向總經(jīng)理請示。
5、按總經(jīng)理意見引見，接待（按情況給予續(xù)茶水、。
6、根據(jù)客人來訪時間、事宜重要性及職務(wù)等級，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見后確定是否客餐、宴請。
4、職責(zé)四：日常事務(wù)
1、公司內(nèi)外文件的呈送、取件、復(fù)印、打印、分發(fā)、歸檔、整理及保管。
2、會議通知、會場布置，參加例會，為會議進(jìn)行記錄以及會議紀(jì)要的起草工作。
3、督促檢查工作計(jì)劃、會議決議、總經(jīng)理交辦事項(xiàng)的落實(shí)情況，并將了解的情況及時反饋。
4、協(xié)調(diào)總經(jīng)理的日常工作時間安排（如：出差、來訪、會議、洽談、面試、宴請等、，并做好到點(diǎn)提醒。
5、配合總經(jīng)理日常行政事務(wù)性工作，和出差前后的工作處理（如：日程安排、酒店預(yù)定、禮品準(zhǔn)備、費(fèi)用報(bào)銷等、。
6、總經(jīng)理辦公室辦公設(shè)備、家具、各類辦公用品的領(lǐng)取、登記、管理、分發(fā)和維護(hù)工作。
7、處理總經(jīng)理臨時交辦的`其他工作，做好各項(xiàng)信息統(tǒng)計(jì)匯總、呈報(bào)和管理。
8、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不在私人交往、通信和通話中泄漏公司各類文件秘密，不通過其他任何方式傳遞文件秘密。
三、工作流程
四、任職條件
1、學(xué)歷背景：
以文科類為主，大專以上學(xué)歷。
2、培訓(xùn)及資歷：
接受過行政管理、禮儀、文書寫作、管理學(xué)、公共關(guān)系等方面的培訓(xùn)。
3、工作經(jīng)驗(yàn)：
1、有2～3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。
2、有一定的獨(dú)立工作能力。
4、基本技能和素質(zhì)：
1、知識素養(yǎng)較高，知識面較廣，知識結(jié)構(gòu)合理。
2、熟悉公司文檔管理，能獨(dú)立完成文書及檔案管理工作。
3、良好的組織、協(xié)調(diào)、溝通能力，具備較強(qiáng)的交往能力。
4、具備一定的時間管理能力、工作效率較高。
5、具備一定的洞察力及分析、解決問題的能力。
6、熟悉公文寫作、思路清晰，熟練使用辦公軟件、設(shè)備。
7、品格高尚，道德素養(yǎng)好。
5、個性特征：
1、外向型性格、富有親和力、主動積極、豁達(dá)樂觀、有耐心。
2、忠誠守信、工作嚴(yán)謹(jǐn)、敬業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)。
3、做事果斷、條理性強(qiáng)、保密意識強(qiáng)、具有團(tuán)隊(duì)合作精神。
五、如何做好總經(jīng)辦行政秘書工作
沒做到位的表現(xiàn)是：上司認(rèn)為你應(yīng)該知道，問你時你卻不知道，這就說明你這秘書做得還不到位，還沒做好。那么要怎么做到位呢，具體如下：
1、必須有更多的付出精神，不能太計(jì)較工作和個人報(bào)酬、時間。
2、常用電話號碼、重要客戶和合作者的聯(lián)系電話盡可能熟記。
3、要學(xué)會擺弄文件，學(xué)會檔案管理，重要文件能隨時拿出來，所保存的文件能在2分鐘之內(nèi)找到，近期（半月內(nèi)、過手的文件要迅速知道其去處。
4、學(xué)會記住認(rèn)人，凡是見過一次面或找過你上司一次的人，一定要記住其容貌和姓名，最好能在下次見到時，能立即知道這人姓什么，做什么的。
5、應(yīng)酬活動，場合允許要站在總經(jīng)理身邊，輕聲提醒上司對面過來準(zhǔn)備與你上司打招呼的人姓什么、做什么的。
6、學(xué)會記錄，只要在場能記錄的一般都要記錄詳細(xì)，說不定什么時候有用。
7、開會一般你只是列席，要記住盡量少發(fā)言，如非上司問及，一般不發(fā)言，但是一定要將會議記錄記全面，尤其是重要發(fā)言和會議決議。
8、對內(nèi)部各部門和人員有調(diào)查研究和了解情況的權(quán)力，但沒有指令權(quán)，若轉(zhuǎn)達(dá)上司的指令一定要在下達(dá)之前說明。
9、為了寫東西，多做標(biāo)準(zhǔn)文本，以備不時之需。
10、對其它同事不可有驕嬌之氣。
11、無論對上、對下，多用“請”和“謝謝”。
12、不做與工作無關(guān)的事。
13、手機(jī)永遠(yuǎn)是振動，網(wǎng)上QQ也不要有唧唧的叫聲。
14、要細(xì)心，學(xué)會在小事情上為上司補(bǔ)缺，必要時候需要為上司圓場。
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