備好演講稿的三個(gè)問題
問題一、我希望我的聽眾知道什么?
開始準(zhǔn)備簡報(bào)前，你先問自己第一個(gè)問題：我希望我的聽眾知道什么?思考過后，你決定你要讓他們知道，其實(shí)有更好的方法，把電子郵件運(yùn)用的更有效果。這是你心中篤定的感覺，可是你沒有數(shù)據(jù)去證明。所以，你開始在網(wǎng)路上做快速的搜尋，并且發(fā)現(xiàn)商務(wù)人士平均花三到四個(gè)小時(shí)在閱讀、書寫以及管理他們的電子郵件信箱。很幸運(yùn)地，你找到一則來自《哈佛商業(yè)評論》的'文章，所以這下你可以確定，你的聽眾都會(huì)相信你提供的這則訊息。
問題二、我希望我的聽眾們看到什么?
接著，你進(jìn)行下一個(gè)問題：我希望我的聽眾們看到什么?
商務(wù)人士每天工作八到十個(gè)小時(shí)，所以，在他們的工作時(shí)間中有超過40%都花在那些電子郵件上，這還不包括接聽電話和開會(huì)，到底他們何時(shí)有空去處理他們真正的工作──那些他們被花錢請來做的工作?這就是你希望他們看見和感受到的：為了讓工作更有生產(chǎn)力，他們需要更多時(shí)間專注在工作上、少一點(diǎn)時(shí)間去使用電子郵件。
所以，你決定創(chuàng)造兩個(gè)例子：當(dāng)人們用習(xí)以為常的方法讀寫他們的電子郵件，會(huì)發(fā)生什么事?而當(dāng)他們改變習(xí)慣，用更能達(dá)到效果的方法處理電子郵件，又會(huì)發(fā)生什么事?你比較兩種情境，并且展示給他們看這樣，如果聽從你的建議，可以省去多少時(shí)間。你用了很簡潔、有吸引力的投影片讓他們知道兩者的不同。
問題三、我希望我的聽眾們怎么做?
一旦你確定你的聽眾已經(jīng)感受到「改變習(xí)慣」的價(jià)值，你就可以進(jìn)行最后一個(gè)問題：我希望我的聽眾們怎么做?理所當(dāng)然地，你會(huì)列出一張讓開始更有效率使用電子郵件的「動(dòng)作清單」，在投影片上放上三到五個(gè)建議，然后請你的聽眾們提問。以下是五個(gè)「動(dòng)作」的例子：
1、一天只要花三次時(shí)間檢查自己的電子郵件信箱，并且關(guān)掉新郵件的通知功能。
2、使用「搜尋」功能來找出訊息，不要把來自同一個(gè)人的郵件往返一一打開又關(guān)起來。
3、讀信的同時(shí)也做回覆的動(dòng)作，這樣才能省時(shí)間。如果這個(gè)訊息沒有儲(chǔ)存的必要，回覆后就可以刪除了，你的信箱才不會(huì)塞滿不必要的訊息。
4、撰寫信件時(shí)盡量簡短、貼心。利用條列式的方法表達(dá)你的想法，尤其是「To-do」清單。
5、不要「回覆所有人」，那會(huì)使得需要讀寫這封郵件的人呈倍數(shù)增加。寫給那些真的確定、絕對、必須要知道你郵件訊息的人。
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