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會議通知的基礎(chǔ)寫法
基礎(chǔ)的會議通知具備什么要件?下面就由CN人才網(wǎng)小編給大家介紹關(guān)于會議通知的基礎(chǔ)寫法，希望對大家有幫助。
在一個完整的會議邀請中，至少應(yīng)該包括會議時間地點、參會者、會議目的、預(yù)期成果、會議議題、會議議程、提前準(zhǔn)備的資訊7個要件：
1-會議時間地點
會議通知上，我們只能找到開始時間、看不到會議的結(jié)束時間。這就讓被邀請者很郁悶，同時也會為后面的工作安排造成很大的麻煩。最佳的方法是，明確標(biāo)注會議開始時間與結(jié)束時間，同時建議大家能夠提前十分鐘到達(dá)。
2-參會者
誰會來參加這個會議?這些人在會議中的分工是什么?如果可以的話，應(yīng)該在會議邀請中明確標(biāo)明。如 孫繼偉-會議主持，李二明-負(fù)責(zé)會議記錄，趙明洋―項目發(fā)言人等。
3-會議目的
在組織中經(jīng)常召開的會議有兩類：一類是問題解決類的會議，另一類是決策類會議。其它類型的會議，如信息收集類、研討類、報告會等，也可以采取其它方式進(jìn)行，不一定非要把參與者聚集在一起。
會議的目的不同，所采取的方式、流程、參與者、時間長度會有顯著差別。問題解決類的會議，與會者首先要對問題是什么達(dá)成共識，才可能探討相應(yīng)的解決方案。同時，參會者還要具備解決問題的專業(yè)知識與技能，才有可能達(dá)成會議目標(biāo)。為了使參與者從一開始就明晰會議的重點，會議主題可以以問題的方式進(jìn)行設(shè)置，比如：“如何在第三季度完成250萬銷售額?”
決策類的會議，在會議初始要對會議決策方式達(dá)成共識：是采取一票否決的方式、少數(shù)服從多數(shù)的方式還是交由領(lǐng)導(dǎo)來做決定。這樣的好處在于，每一位參會者都知道自己的權(quán)利如何，可以最大限度的保障會議的成功進(jìn)行。
4-預(yù)期成果
會議結(jié)束以后，期望的預(yù)期成果是什么?是確定當(dāng)前問題的解決思路、還是就行動方案達(dá)成團(tuán)隊共識?還是建立一個流程的規(guī)范?
5-會議議題
為了使每一個會議過程更為聚焦，需要把大的會議主題拆分為多個議題，會議議題的作用在于引導(dǎo)參會者對會議主題層層深入，以更好的提升會議的效率。
會議議題根據(jù)會議目的不同，會有不同的設(shè)置。一般來講，會把信息分享與收集的議題放在前面，需要討論的議題放在中間，決策類的議題放在最后。在議題設(shè)置過程中，要圍繞會議目的，找出具有較高關(guān)聯(lián)度的議題，并且注意議題的先后順序。
6-會議議程
很多時候，參會者進(jìn)入到會議室才會看到會議議程。尤其是部門內(nèi)部會議上，參會者往往對會議要討論的議題數(shù)量、目標(biāo)沒有太多了解，所以容易造成跑題、焦點問題不集中的情況。所以會議議程是會議中很重要且不可或缺的內(nèi)容。
會議的時間、議題都要有明確的時間節(jié)點，尤其是在過程中，各個環(huán)節(jié)由誰來發(fā)言?目標(biāo)是什么?討論采取哪種形式，如果能夠在會議前就提供給參會者，大家也會有針對性的進(jìn)行準(zhǔn)備。
7-提前準(zhǔn)備的資訊
參會者在會議前根據(jù)會議主題進(jìn)行必要的資料收集，會對此次會議目標(biāo)達(dá)成有很大幫助。
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