會(huì)議組織和會(huì)議籌備方案

　　為了確保事情或工作安全順利進(jìn)行，就不得不需要事先制定方案，方案是綜合考量事情或問題相關(guān)的因素后所制定的書面計(jì)劃。方案應(yīng)該怎么制定才好呢？下面是小編精心整理的會(huì)議組織和會(huì)議籌備方案，希望對(duì)大家有所幫助。

　　一、能夠制定大型專業(yè)會(huì)議的籌備方案

　　(一)方案的制定

　　1.確定會(huì)議主題

　　無論組織什么樣的會(huì)議，都有會(huì)議主題，特別是組織大型會(huì)議，必須明確會(huì)議要研究解決什么問題，達(dá)到什么目的。

　　會(huì)議主題的確定的主要方法主要實(shí)際一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。

　　2.確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)

　　會(huì)議時(shí)間包括會(huì)議實(shí)際進(jìn)行時(shí)間和會(huì)議過程中的休會(huì)時(shí)間。會(huì)議地點(diǎn)選擇的重點(diǎn)是會(huì)場(chǎng)大小適中，會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)適中，環(huán)境適合，交通方便，會(huì)場(chǎng)附屬設(shè)施齊全。

　　3.確定會(huì)議的規(guī)模

　　會(huì)議的規(guī)模主要指，會(huì)議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務(wù)人員)的總體數(shù)量，會(huì)議規(guī)模由會(huì)議的組織者根據(jù)實(shí)際情況掌握，以嚴(yán)格控制規(guī)模為原則。

　　4.確定會(huì)議議程

　　會(huì)議議程包括會(huì)議主持，會(huì)議典型發(fā)言(或重點(diǎn)發(fā)言)、會(huì)議討論、會(huì)議講話、會(huì)議總結(jié)。確定會(huì)議議程的方法主要一是根據(jù)到會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確定會(huì)議主持人；二是根據(jù)會(huì)議的主題，確定會(huì)議發(fā)言人；三是圍繞會(huì)議主題，確定會(huì)議討論題目，并根據(jù)會(huì)議規(guī)模，確定討論方式；四是根據(jù)會(huì)議擬達(dá)到的目的，安排主要領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議的總結(jié)。

　　5.確定會(huì)議文件和材料的準(zhǔn)備

　　包括大會(huì)的主報(bào)告；大會(huì)發(fā)言單位的材料；會(huì)議日程表、參加會(huì)議人員名單、住宿安排、主席臺(tái)座次、分組名單、討論題目和分組討論地點(diǎn)、作息時(shí)間表、會(huì)議的參閱文件和相關(guān)資料。

　　6.確定會(huì)議組織和分工

　　這里所指的會(huì)議組織主要指會(huì)議組織部門和人員落實(shí)。包括與會(huì)議有關(guān)的每項(xiàng)組織工作，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都必須有專人負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，并明確任務(wù)和要求。會(huì)議組織分工包括文件起草和準(zhǔn)備、會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待，生活服務(wù)(含娛樂活動(dòng)安排)、安全保衛(wèi)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療救護(hù)等。

　　(二)注意事項(xiàng)

　　1.明確領(lǐng)導(dǎo)意圖，弄清籌備方案的目的、要求和意義，以便制定。

　　2.反復(fù)多次與領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)方面商定、必要時(shí)通過開聯(lián)席會(huì)征求制定的意見或方案。

　　二、大型會(huì)議籌備方案(案例)

　　(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

　　熟悉大型會(huì)議籌備方案(案例)。

　　(二)具體方案的擬寫

　　××市經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議安排方案

　　1.會(huì)議主題：

　　貫徹落實(shí)中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議精神。重點(diǎn)是討論研究全市經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一些突出問題，分析原因、理清思路、確定重點(diǎn)、提出對(duì)策，做好明年的工作。

　　2.會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)：

　　擬定于×月×至×日(4天)，在“秘書工作”×招待所召開。×月×日下午或晚上報(bào)到。

　　3.會(huì)議規(guī)模：1.參加會(huì)議人員(正式代表)；2.特邀代表和列席人員：工作人員(含服務(wù)人員)共計(jì)××人。

　　4.會(huì)議議程：

　　會(huì)議由市委書記、市長(zhǎng)分別主持。

　　第一天大會(huì)由市長(zhǎng)主持，聽取市部分綜合職能部門關(guān)于本年度工作總結(jié)和貫徹中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議精神的具體措施的發(fā)言；

　　第二天分組討論(圍繞會(huì)議確定的討論題目進(jìn)行)；

　　第三天繼續(xù)分組討論；

　　第四天上午繼續(xù)分組討論，下午大會(huì)由市委書記主持會(huì)議，市長(zhǎng)作會(huì)議總結(jié)，書記講話。

　　5.會(huì)議材料準(zhǔn)備。

　　(1)大會(huì)發(fā)言單位材料；

　　(2)會(huì)議日程表、參加會(huì)議人員名單、主席臺(tái)座次安排、分組名單(分組討論地點(diǎn))、討論題目、作息時(shí)間表；會(huì)議須知等；

　　(3)會(huì)議參閱文件。

　　6.會(huì)務(wù)工作由市委辦公廳、市政府辦公廳負(fù)責(zé)(具體分工略)。

　　附：(1)會(huì)議通知(包括會(huì)議材料準(zhǔn)備通知)

　　(2)會(huì)議日程表

　　(3)參加會(huì)議人員名單

　　(三)注意事項(xiàng)：方案擬定后，須報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核和批準(zhǔn)。方案一經(jīng)批準(zhǔn)，需作下列工作：

　　(1)召集會(huì)務(wù)工作會(huì)議，明確分工。主要分工有：文件起草包括(文件準(zhǔn)備)；會(huì)務(wù)服務(wù)(住宿安排)生活保障，宣傳報(bào)到、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療、保衛(wèi)等，經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

　　(2)草擬材料準(zhǔn)備通知

　　(3)選定會(huì)場(chǎng)，并布置會(huì)場(chǎng)(包括會(huì)標(biāo))

　　(4)準(zhǔn)備會(huì)議所需用品

　　(5)會(huì)議材料準(zhǔn)備。

　　三、領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議和大型會(huì)議的組織工作

　　(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

　　掌握領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議和大型會(huì)議的組織工作

　　(二)會(huì)議的組織

　　1.領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議的組織工作

　　議題安排。對(duì)于需要提請(qǐng)辦公會(huì)議討論決定的事項(xiàng)，一般應(yīng)交秘書長(zhǎng)(辦公室主任)匯總，集中同有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)研究后作出安排。會(huì)議議題除特殊情況外，應(yīng)提前兩天、重大議題提前十天通知與會(huì)人員，有關(guān)材料盡可能隨通知印發(fā)。

　　會(huì)務(wù)人員應(yīng)做好議題的準(zhǔn)備工作。一是平時(shí)做好議題的調(diào)查、敦促工作，使有關(guān)方面早做準(zhǔn)備；二是議題(多表現(xiàn)為文件)提出后，做好閱審協(xié)調(diào)工作，對(duì)不成熟的和需要與有關(guān)方面協(xié)商的.提出意見；三是做好安排方案。這樣，才不至于例會(huì)已到還無議題，也不至于議題成堆，會(huì)議議不了。同時(shí)還可避免把不成熟的議題拿到會(huì)議久議不定，浪費(fèi)時(shí)間。

　　發(fā)送會(huì)議通知。提前印制會(huì)議材料與安排會(huì)場(chǎng)。在領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議時(shí)間和內(nèi)容后，要及時(shí)發(fā)出會(huì)議通知，明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、討論議題等內(nèi)容。秘書部門要提前打印或復(fù)印出會(huì)議需要討論的文件材料，根據(jù)要求提前或會(huì)上發(fā)給與會(huì)者。要事先安排布置好會(huì)場(chǎng)。會(huì)議組織。辦公會(huì)議必須有半數(shù)以上成員出席方能召開。會(huì)前要做好簽到工作，會(huì)中作好會(huì)議記錄，會(huì)后要及時(shí)撰寫會(huì)議紀(jì)要。

　　議定事項(xiàng)的催辦與反饋。會(huì)議議定的事項(xiàng)，可由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)主持分解到有關(guān)部門落實(shí)辦理。也可指定專人負(fù)責(zé)催辦并收集情況，可按照紀(jì)要，填寫有關(guān)事項(xiàng)催辦卡片，或派專人調(diào)查了解。辦理事項(xiàng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋，并按月、季作出總結(jié)報(bào)告，綜合向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。重要問題可分多次反饋，使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解辦理情況，會(huì)議文件的管理。辦公會(huì)議的記錄有關(guān)文件必須妥善保管，建立嚴(yán)格的管理及查閱批示制度。

　　2.大型會(huì)議的組織工作

　　召開這類會(huì)議有完整的過程與程序，一般可以分為三個(gè)階段。

　　(1)會(huì)前準(zhǔn)備階段

　　會(huì)前準(zhǔn)備階段的會(huì)務(wù)工作主要有：

　　第一，了解、掌握有關(guān)情況，確定會(huì)議主題，明確通過開會(huì)要解決什么問題。

　　第二，起草文件材料，組織發(fā)言文稿。

　　第三，確定與會(huì)者并發(fā)送通知，要把會(huì)議的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象和注意事項(xiàng)通知有關(guān)單位和個(gè)人，使有關(guān)的單位和個(gè)人及早作好準(zhǔn)備。

　　第四，做好行政性事務(wù)的準(zhǔn)備工作。先安排好與會(huì)人員的接待工作，包括交通、食宿、醫(yī)療和參觀訪問等。

　　(2)會(huì)議進(jìn)行階段

　　會(huì)議開始后，首先要檢查、核對(duì)與會(huì)人員，特別是立法性質(zhì)的會(huì)議，還要進(jìn)行代表資格審查，發(fā)現(xiàn)問題要采取措施，妥善安排。

　　匯總情況，編寫簡(jiǎn)報(bào)。匯總情況包括分組討論情況，整理提案，送給大會(huì)主席團(tuán)或提案審查委員會(huì)。編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，要少而精，供領(lǐng)導(dǎo)掌握會(huì)議進(jìn)程和存在的問題，以便及時(shí)部署工作，使會(huì)議健康發(fā)展。

　　做好會(huì)議記錄，包括大會(huì)報(bào)告、小組發(fā)言等。

　　(3)會(huì)議的結(jié)束階段

　　回收有關(guān)文件。根據(jù)保密原則，該收回的收回，該匯總的要及時(shí)匯總。

　　整理會(huì)議記錄。及時(shí)整理會(huì)議記錄，然后根據(jù)需要形成決議或會(huì)議紀(jì)要。

　　立卷歸檔。把會(huì)議前前后后產(chǎn)生的有關(guān)文字、聲像材料進(jìn)行分類歸檔。

　　(三)注意事項(xiàng)

　　1.組織會(huì)議要明確會(huì)議的主題，按擬定的方案組織。

　　2.注意會(huì)議的階段性工作，不同階段有不同的組織工作。

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