內(nèi)部審核的實(shí)施總結(jié)
內(nèi)部審核的實(shí)施總結(jié)
一、首次會(huì)議
1、首次會(huì)議的目的
向受審核方的高層管理者介紹審核組成員；
重申審核的目的、范圍和計(jì)劃；
簡(jiǎn)要介紹審核所采用的方法和程序；
在審核組和受審核方之間建立正式聯(lián)系；
確定已具備審核組所需要的資源和條件；
確認(rèn)審核中各次會(huì)議的時(shí)間；
促進(jìn)受審核方的積極參與；
必要的澄清和申明。
2、首次會(huì)議的程序和內(nèi)容與會(huì)人員簽到
審核組長(zhǎng)宣布會(huì)議開始，介紹審核組成員，必要時(shí)介紹資格
受審核方代表介紹受審核方與會(huì)人員
受審核方最高管理者致辭
審核組長(zhǎng)宣布審核目的、范圍、審核準(zhǔn)則和審核計(jì)劃，并由雙方確認(rèn)
審核組長(zhǎng)介紹審核程序和方法，包括：
審核抽樣的原則；保密聲明；審核常用的方式方法，如通過交談、查閱文件和記錄、現(xiàn)場(chǎng)觀察和驗(yàn)證等方式方法獲取證據(jù)；審核中雙方的溝通方式；審核組內(nèi)部會(huì)議；不符合項(xiàng)確認(rèn)等。使與會(huì)人員對(duì)審核全過程有一個(gè)基本了解。
確定陪同人員
陪同人員的作用：向?qū)�、橋梁、見證
確認(rèn)審核期間所需的資源，如工作、辦公、交通條件等
確認(rèn)末次會(huì)議（結(jié)束會(huì)議）的時(shí)間
審核組長(zhǎng)致謝，宣布會(huì)議結(jié)束
3、首次會(huì)議的注意事項(xiàng)
準(zhǔn)時(shí)
圍繞主題，簡(jiǎn)明扼要
保持和諧、融洽的氣氛
受審核方的管理層應(yīng)參加
在內(nèi)部體系審核時(shí)，對(duì)上述內(nèi)容可作適當(dāng)簡(jiǎn)化。但簡(jiǎn)單不等于取消，為了保持內(nèi)審的正規(guī)化，首次會(huì)議的形式是必須的。
二、現(xiàn)場(chǎng)審核
1、現(xiàn)場(chǎng)審核注意事項(xiàng)
a）審核組長(zhǎng)要控制審核的全過程，主要指控制下列環(huán)節(jié)：
控制審核計(jì)劃 控制審核進(jìn)度 控制審核氣氛
控制客觀性 控制審核結(jié)果
b）選擇樣本要有代表性，應(yīng)由審核員隨機(jī)機(jī)樣
c）要依靠查表，若要偏離檢查表，必須小心謹(jǐn)慎
d）要從問題的各種表現(xiàn)形式去尋找客觀證據(jù)
e）當(dāng)發(fā)現(xiàn)不合格時(shí)，要調(diào)查研究到必要的深度
f）與受審核方的負(fù)責(zé)人共同確認(rèn)事實(shí)
g）始終保持客觀、公正和有禮貌
2、關(guān)于客觀證據(jù)
客觀證據(jù)的定義：“支持事物存在或其真實(shí)性的數(shù)據(jù)”（ISO9000：2000）
“通過觀察、測(cè)量或試驗(yàn)獲得的并且能被驗(yàn)證的，與產(chǎn)品和服務(wù)有關(guān)的或某一體系要素的存在和實(shí)施有關(guān)的定性或宣傳的信息、記錄或?qū)嵤╆愂�。”（ISO19011）
在實(shí)際審核中，我們還可以這樣來判別什么是客觀證據(jù)，什么是主觀證據(jù)：
a） 存在的客觀事實(shí)可以成為客觀證據(jù)，而主觀分析、推斷、臆測(cè)要發(fā)生的事不能成為客觀證據(jù)；
b） 被訪問的、對(duì)相關(guān)活動(dòng)負(fù)有直接責(zé)任人的談話可以成為客觀證據(jù)，而傳聞、陪同人員或其他與被審核的活動(dòng)無關(guān)人員的談話不能成為客觀證據(jù)；
c） 還應(yīng)注意：“對(duì)于面談獲得的信息應(yīng)通過實(shí)際觀察、測(cè)量和記錄等其他渠道予以驗(yàn)證”。（ISO19011-1）
d） 現(xiàn)行有效的文件中的規(guī)定和記錄可以成為證明當(dāng)前發(fā)生的活動(dòng)的客觀證據(jù)。
三、審核的路線
在現(xiàn)場(chǎng)審核中還要注意選擇合適的審核路線，這一點(diǎn)其實(shí)在編制檢查表時(shí)就應(yīng)考慮到了。在實(shí)際審核中經(jīng)常要用的路線可以有下列三種方法：
1、自上而下和自下而上的路線：
2、正向和逆向的審核路線
3．按過程審核和按部門審核的路線
四、審核的方法
1、觀察
2、提問
開放式提問 封閉式提問 帶主題的提問 重復(fù)提問
假設(shè)提問 議論性提問 無字句提問
審核員不管用哪種方式提問，內(nèi)容應(yīng)圍繞5W1H。提問時(shí)必須觀點(diǎn)鮮明、目的明確、時(shí)機(jī)適當(dāng)，且不偏離檢查表規(guī)定的主題。
3、聆聽
持平等、真誠(chéng)的態(tài)度，專注、認(rèn)真地聽
有耐心并及時(shí)反饋
注意正面理解，鼓勵(lì)發(fā)言
善于排除干擾，引入主題
4、驗(yàn)證
審核時(shí)的驗(yàn)證是指對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的相關(guān)信息做進(jìn)一步的追溯、分析和確定。廣義地講，與受審核方面談、查閱文件和記錄、現(xiàn)場(chǎng)觀察等都是審核驗(yàn)證的手段。
驗(yàn)證的常用方法：
比較與不同層次和職能人員的交談結(jié)果
比較交談結(jié)果與文件規(guī)定或記錄記載是否符合
比較交談結(jié)果與現(xiàn)場(chǎng)觀察的結(jié)果
比較不同層次或不同類別文件和記錄
比較文件規(guī)定與現(xiàn)場(chǎng)觀察結(jié)果
現(xiàn)場(chǎng)操作或演示
驗(yàn)證的作用：
驗(yàn)證各種結(jié)果的一致性。體系運(yùn)行各類活動(dòng)和過程一致性越高，成熟度越高 驗(yàn)證審核發(fā)現(xiàn)的可靠性。對(duì)重點(diǎn)問題多角度、多方式觀察，以獲取可靠信息 發(fā)現(xiàn)審核結(jié)果的相關(guān)性
導(dǎo)致審核活動(dòng)的深入和產(chǎn)生追溯性
驗(yàn)證的思路：有沒有、做沒做、好不好。
5、客觀證據(jù)的收集
收集到的客觀證據(jù)形式有：
存在的客觀事實(shí) 被訪問人員關(guān)于本職范圍內(nèi)工作的陳述
現(xiàn)有的文件、記錄 組織的產(chǎn)品
審核員可通過下列方式來收集客觀證據(jù)：
與受審核方人員的面談 查閱文件和記錄
現(xiàn)場(chǎng)觀察與核對(duì) 與實(shí)際活動(dòng)及結(jié)果的驗(yàn)證
各類數(shù)據(jù)的匯總分析 小型座談會(huì)
來自其他方面的報(bào)告，如顧客反饋、外部審核結(jié)果等
相關(guān)抽樣方案的水平、抽樣過程的控制等
6、審核記錄
審核記錄的作用： 作為編寫不符合項(xiàng)報(bào)告和審核報(bào)告的依據(jù)；
作為備忘、核實(shí)的依據(jù)；
作為查閱、追溯的依據(jù)。
對(duì)審核記錄的主要要求：
記錄應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)明；
記錄應(yīng)真實(shí)；
記錄應(yīng)具體、詳實(shí)，如文件名稱、產(chǎn)品批號(hào)、設(shè)備編號(hào)、合同編號(hào)、陳述人職務(wù)、崗位等；
記錄應(yīng)及時(shí)，當(dāng)場(chǎng)記錄，盡量避免事后回憶、追記；
記錄的格式、形式由組織自定，一般可結(jié)合檢查表。
五、現(xiàn)場(chǎng)審核中各類審核對(duì)象的應(yīng)對(duì)
1、“沒問題”型
2、“抵觸”型
3、“軍人”型
4、“一問三不知”型
5、“專家”型
6、“辦不到”型
7、“主動(dòng)暴露”型
8、“求饒”型
9、“熱情過度”型
10、“故意拖延”型
六、不符合項(xiàng)及其報(bào)告
現(xiàn)場(chǎng)審核中編寫“不符合項(xiàng)報(bào)告”是一件非常重要的工作。即審核中如發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)，應(yīng)編寫不合格報(bào)告�！安环享�(xiàng)報(bào)告” 也可改稱為“糾正措施要求表”（英文Correction Action Request，簡(jiǎn)稱CAR）。
1、不符合項(xiàng)的定義
不合格（不符合）的定義：“未滿足要求”（ISO9000：2000）
其中“要求”是指：有關(guān)的法律法規(guī)要求和社會(huì)要求、ISO14001：2004標(biāo)準(zhǔn)要求、合同和顧客要求、組織的管理體系文件、責(zé)任人員敘述的責(zé)任范圍內(nèi)的規(guī)定
2、確定不符合項(xiàng)的原則和要點(diǎn)
必須以客觀事實(shí)為基礎(chǔ)�？陀^證據(jù)的現(xiàn)場(chǎng)觀察以及文件、記錄審閱中發(fā)現(xiàn)的客觀事實(shí)、受審核方人員回答的在其職責(zé)范圍內(nèi)的問題和事實(shí)的陳述。
必須以審核準(zhǔn)則為判定依據(jù)。
對(duì)產(chǎn)生不符合項(xiàng)的原因要進(jìn)行分析，找出體系上存在的問題。從不符合項(xiàng)產(chǎn)生原因分析，有三種情況：文件不符合、實(shí)施不符合、效果不符合。
與受審核方共同確認(rèn)審核發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)事實(shí)。
正式提交不符合項(xiàng)報(bào)告前，應(yīng)經(jīng)過審核組內(nèi)部的充分討論。
3、不符合項(xiàng)的類型和分級(jí)
按性質(zhì)分：體系性不符合、實(shí)施性不符合、效果性不符合。
按嚴(yán)重程度分：嚴(yán)重不符合項(xiàng)、一般不符合項(xiàng)、觀察項(xiàng)。
4、各類不符合項(xiàng)的處置原則
嚴(yán)重不符合項(xiàng)意味著管理體系存在重大缺陷或運(yùn)行無效，在外部審核中意味著本次審核失敗。
嚴(yán)重不符合項(xiàng)、一般不符合項(xiàng)、觀察項(xiàng)提出的不符合事實(shí)，都應(yīng)列入糾正和改進(jìn)的范圍。
嚴(yán)重不符合項(xiàng)、一般不符合項(xiàng)應(yīng)提出書面的不符合項(xiàng)報(bào)告，
觀察項(xiàng)可以提交書面觀察報(bào)告，如觀察項(xiàng)已當(dāng)場(chǎng)糾正并經(jīng)確認(rèn)，也可不發(fā)書面報(bào)告。
5、不符合項(xiàng)報(bào)告及舉例
不符合項(xiàng)報(bào)告的內(nèi)容
基本信息，如受審核方部門、審核員、陪同人員、日期等 。
不符合事實(shí)的描述，應(yīng)確切描述觀察到的事實(shí)并可追溯，應(yīng)經(jīng)過受審核方授權(quán)人員的確認(rèn)。
不符合項(xiàng)的結(jié)論和性質(zhì)，要明確指出該事實(shí)所違反的審核準(zhǔn)則的哪些條款規(guī)定，以及性質(zhì)或嚴(yán)重程度。
糾正及糾正措施的實(shí)施計(jì)劃、完成期限。
糾正及糾正措施的實(shí)施記錄及完成時(shí)間。
采取糾正措施后的效果驗(yàn)證記錄及驗(yàn)證時(shí)間。
不符合項(xiàng)的條款判定原則
最直接的原則、不游離的原則、易改進(jìn)的原則
不符合項(xiàng)報(bào)告編寫注意事項(xiàng)
不符合項(xiàng)報(bào)告所描述的客觀事實(shí)，應(yīng)該是審核員確切觀察到的事實(shí)，描述應(yīng)程度適當(dāng)，恰如其份。
不符合事實(shí)應(yīng)清楚、明確，可以追溯。
涉及到具體人員時(shí)，通常使用崗位和職務(wù)。
盡量使用審核雙方都理解一致的技術(shù)語言。
同類不符合事實(shí)，可以合并提交一份不符合項(xiàng)報(bào)告。
不符合項(xiàng)報(bào)告所描述的客觀事實(shí)，應(yīng)經(jīng)過受審核方確認(rèn)。至于該事實(shí)是否屬于不符合，不符合程度如何判斷，屬于審核員的職責(zé)，不需確認(rèn)。
七、審核組內(nèi)部會(huì)議
1、交流審核情況
2、確認(rèn)不符合項(xiàng)并進(jìn)行匯總分析
審核員應(yīng)向會(huì)議逐一宣讀自己將要提交的不符合項(xiàng)報(bào)告，審核組討論：不符合項(xiàng)的證據(jù)是否確切；不符合項(xiàng)事實(shí)描述是否包括所有必要的細(xì)節(jié)；不符合項(xiàng)性質(zhì)、條款、判定是否準(zhǔn)確；是否簡(jiǎn)明扼要，容易理解；是否便于受審核方采取糾正措施。
當(dāng)內(nèi)部討論不能確定或發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，由審核組長(zhǎng)決定。
匯總分析可以從下列幾個(gè)方面入手：從發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)來匯總分析、從發(fā)展的歷史和趨勢(shì)來分析、從兩次內(nèi)審之間該部門對(duì)最終產(chǎn)品的影響來分析、總結(jié)部門工作的的優(yōu)點(diǎn)。
3、作出審核結(jié)論
匯總審核發(fā)現(xiàn)，作出體系符合性的判定
分析發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)，研究確定其對(duì)體系的影響程度
對(duì)體系運(yùn)行作出有效性評(píng)價(jià)
八、召開末次會(huì)議
1、 末次會(huì)議的任務(wù)：
向受審核方介紹審核情況，報(bào)告審核結(jié)果，并予以確認(rèn)。
報(bào)告審核發(fā)現(xiàn)，包括各項(xiàng)不符合項(xiàng)和審核結(jié)論提出糾正措施和改進(jìn)要求，以及跟蹤驗(yàn)證的要求。
2、末次會(huì)議的內(nèi)容：
審核組長(zhǎng)宣布會(huì)議開始，對(duì)受審核方在審核期間的合作表示感謝； 重申審核目的、范圍和審核準(zhǔn)則；
概括介紹現(xiàn)場(chǎng)審核情況；
宣布審核結(jié)果，包括體系符合性、有效性評(píng)價(jià)；
宣讀不合格報(bào)告，要求部門負(fù)責(zé)人認(rèn)可事實(shí)（在不合格報(bào)告上簽名）； 全面總結(jié)受審部門工作的優(yōu)缺點(diǎn)，宣布審核組的結(jié)論；
重申審核的抽樣原則，提出對(duì)不符合項(xiàng)的糾正措施要求及整改期限； 重申保密原則；
澄清或回答受審部門提出的問題；
受審核方代表致辭，對(duì)糾正措施和改進(jìn)作出承諾；
審核組長(zhǎng)表示感謝，宣布會(huì)議結(jié)束。
九、編寫審核報(bào)告
1、內(nèi)審報(bào)告的內(nèi)容
審核的目的和范圍；
審核組成員和受審核方參與人員及其職務(wù)；
審核的日期；
實(shí)施審核的依據(jù)；
審核概述、體系綜合評(píng)價(jià)以及審核結(jié)論；
不符合項(xiàng)及統(tǒng)計(jì)分析；
對(duì)糾正措施的要求和必要的建議；
審核報(bào)告的發(fā)放范圍，通常為審核有關(guān)部門負(fù)責(zé)人、管理者代表等； 審核組長(zhǎng)簽字，管理者代表審核，最高管理者批準(zhǔn)。
2、審核報(bào)告的格式
由組織自行在程序文件中規(guī)定，但報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)完整。
3、編寫審核報(bào)告注意事項(xiàng)
報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、客觀、應(yīng)對(duì)事不對(duì)人、應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)，引用典型事例和數(shù)據(jù)，對(duì)糾正措施的要求不能就事論事，要著眼于體系的整體改進(jìn)。
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