內(nèi)部審核的實施總結(jié)
內(nèi)部審核的實施總結(jié)
一、首次會議
1、首次會議的目的
向受審核方的高層管理者介紹審核組成員；
重申審核的目的、范圍和計劃；
簡要介紹審核所采用的方法和程序；
在審核組和受審核方之間建立正式聯(lián)系；
確定已具備審核組所需要的資源和條件；
確認審核中各次會議的時間；
促進受審核方的積極參與；
必要的澄清和申明。
2、首次會議的程序和內(nèi)容與會人員簽到
審核組長宣布會議開始，介紹審核組成員，必要時介紹資格
受審核方代表介紹受審核方與會人員
受審核方最高管理者致辭
審核組長宣布審核目的、范圍、審核準則和審核計劃，并由雙方確認
審核組長介紹審核程序和方法，包括：
審核抽樣的原則；保密聲明；審核常用的方式方法，如通過交談、查閱文件和記錄、現(xiàn)場觀察和驗證等方式方法獲取證據(jù)；審核中雙方的溝通方式；審核組內(nèi)部會議；不符合項確認等。使與會人員對審核全過程有一個基本了解。
確定陪同人員
陪同人員的作用：向?qū)А蛄骸⒁娮C
確認審核期間所需的資源，如工作、辦公、交通條件等
確認末次會議（結(jié)束會議）的時間
審核組長致謝，宣布會議結(jié)束
3、首次會議的注意事項
準時
圍繞主題，簡明扼要
保持和諧、融洽的氣氛
受審核方的管理層應(yīng)參加
在內(nèi)部體系審核時，對上述內(nèi)容可作適當(dāng)簡化。但簡單不等于取消，為了保持內(nèi)審的正規(guī)化，首次會議的形式是必須的。
二、現(xiàn)場審核
1、現(xiàn)場審核注意事項
a）審核組長要控制審核的全過程，主要指控制下列環(huán)節(jié)：
控制審核計劃 控制審核進度 控制審核氣氛
控制客觀性 控制審核結(jié)果
b）選擇樣本要有代表性，應(yīng)由審核員隨機機樣
c）要依靠查表，若要偏離檢查表，必須小心謹慎
d）要從問題的各種表現(xiàn)形式去尋找客觀證據(jù)
e）當(dāng)發(fā)現(xiàn)不合格時，要調(diào)查研究到必要的深度
f）與受審核方的負責(zé)人共同確認事實
g）始終保持客觀、公正和有禮貌
2、關(guān)于客觀證據(jù)
客觀證據(jù)的定義：“支持事物存在或其真實性的數(shù)據(jù)”（ISO9000：2000）
“通過觀察、測量或試驗獲得的并且能被驗證的，與產(chǎn)品和服務(wù)有關(guān)的或某一體系要素的存在和實施有關(guān)的定性或宣傳的信息、記錄或?qū)嵤╆愂觥！保↖SO19011）
在實際審核中，我們還可以這樣來判別什么是客觀證據(jù)，什么是主觀證據(jù)：
a） 存在的客觀事實可以成為客觀證據(jù)，而主觀分析、推斷、臆測要發(fā)生的事不能成為客觀證據(jù)；
b） 被訪問的、對相關(guān)活動負有直接責(zé)任人的談話可以成為客觀證據(jù)，而傳聞、陪同人員或其他與被審核的活動無關(guān)人員的談話不能成為客觀證據(jù)；
c） 還應(yīng)注意：“對于面談獲得的信息應(yīng)通過實際觀察、測量和記錄等其他渠道予以驗證”。（ISO19011-1）
d） 現(xiàn)行有效的文件中的規(guī)定和記錄可以成為證明當(dāng)前發(fā)生的活動的客觀證據(jù)。
三、審核的路線
在現(xiàn)場審核中還要注意選擇合適的審核路線，這一點其實在編制檢查表時就應(yīng)考慮到了。在實際審核中經(jīng)常要用的路線可以有下列三種方法：
1、自上而下和自下而上的路線：
2、正向和逆向的審核路線
3．按過程審核和按部門審核的路線
四、審核的方法
1、觀察
2、提問
開放式提問 封閉式提問 帶主題的提問 重復(fù)提問
假設(shè)提問 議論性提問 無字句提問
審核員不管用哪種方式提問，內(nèi)容應(yīng)圍繞5W1H。提問時必須觀點鮮明、目的明確、時機適當(dāng)，且不偏離檢查表規(guī)定的主題。
3、聆聽
持平等、真誠的態(tài)度，專注、認真地聽
有耐心并及時反饋
注意正面理解，鼓勵發(fā)言
善于排除干擾，引入主題
4、驗證
審核時的驗證是指對審核發(fā)現(xiàn)的相關(guān)信息做進一步的追溯、分析和確定。廣義地講，與受審核方面談、查閱文件和記錄、現(xiàn)場觀察等都是審核驗證的手段。
驗證的常用方法：
比較與不同層次和職能人員的交談結(jié)果
比較交談結(jié)果與文件規(guī)定或記錄記載是否符合
比較交談結(jié)果與現(xiàn)場觀察的結(jié)果
比較不同層次或不同類別文件和記錄
比較文件規(guī)定與現(xiàn)場觀察結(jié)果
現(xiàn)場操作或演示
驗證的作用：
驗證各種結(jié)果的一致性。體系運行各類活動和過程一致性越高，成熟度越高 驗證審核發(fā)現(xiàn)的可靠性。對重點問題多角度、多方式觀察，以獲取可靠信息 發(fā)現(xiàn)審核結(jié)果的相關(guān)性
導(dǎo)致審核活動的深入和產(chǎn)生追溯性
驗證的思路：有沒有、做沒做、好不好。
5、客觀證據(jù)的收集
收集到的客觀證據(jù)形式有：
存在的客觀事實 被訪問人員關(guān)于本職范圍內(nèi)工作的陳述
現(xiàn)有的文件、記錄 組織的產(chǎn)品
審核員可通過下列方式來收集客觀證據(jù)：
與受審核方人員的面談 查閱文件和記錄
現(xiàn)場觀察與核對 與實際活動及結(jié)果的驗證
各類數(shù)據(jù)的匯總分析 小型座談會
來自其他方面的報告，如顧客反饋、外部審核結(jié)果等
相關(guān)抽樣方案的水平、抽樣過程的控制等
6、審核記錄
審核記錄的作用： 作為編寫不符合項報告和審核報告的依據(jù)；
作為備忘、核實的依據(jù)；
作為查閱、追溯的依據(jù)。
對審核記錄的主要要求：
記錄應(yīng)完整、準確、清晰、簡明；
記錄應(yīng)真實；
記錄應(yīng)具體、詳實，如文件名稱、產(chǎn)品批號、設(shè)備編號、合同編號、陳述人職務(wù)、崗位等；
記錄應(yīng)及時，當(dāng)場記錄，盡量避免事后回憶、追記；
記錄的格式、形式由組織自定，一般可結(jié)合檢查表。
五、現(xiàn)場審核中各類審核對象的應(yīng)對
1、“沒問題”型
2、“抵觸”型
3、“軍人”型
4、“一問三不知”型
5、“專家”型
6、“辦不到”型
7、“主動暴露”型
8、“求饒”型
9、“熱情過度”型
10、“故意拖延”型
六、不符合項及其報告
現(xiàn)場審核中編寫“不符合項報告”是一件非常重要的工作。即審核中如發(fā)現(xiàn)不合格項，應(yīng)編寫不合格報告�！安环享棃蟾妗� 也可改稱為“糾正措施要求表”（英文Correction Action Request，簡稱CAR）。
1、不符合項的定義
不合格（不符合）的定義：“未滿足要求”（ISO9000：2000）
其中“要求”是指：有關(guān)的法律法規(guī)要求和社會要求、ISO14001：2004標(biāo)準要求、合同和顧客要求、組織的管理體系文件、責(zé)任人員敘述的責(zé)任范圍內(nèi)的規(guī)定
2、確定不符合項的原則和要點
必須以客觀事實為基礎(chǔ)。客觀證據(jù)的現(xiàn)場觀察以及文件、記錄審閱中發(fā)現(xiàn)的客觀事實、受審核方人員回答的在其職責(zé)范圍內(nèi)的問題和事實的陳述。
必須以審核準則為判定依據(jù)。
對產(chǎn)生不符合項的原因要進行分析，找出體系上存在的問題。從不符合項產(chǎn)生原因分析，有三種情況：文件不符合、實施不符合、效果不符合。
與受審核方共同確認審核發(fā)現(xiàn)的不符合項事實。
正式提交不符合項報告前，應(yīng)經(jīng)過審核組內(nèi)部的充分討論。
3、不符合項的類型和分級
按性質(zhì)分：體系性不符合、實施性不符合、效果性不符合。
按嚴重程度分：嚴重不符合項、一般不符合項、觀察項。
4、各類不符合項的處置原則
嚴重不符合項意味著管理體系存在重大缺陷或運行無效，在外部審核中意味著本次審核失敗。
嚴重不符合項、一般不符合項、觀察項提出的不符合事實，都應(yīng)列入糾正和改進的范圍。
嚴重不符合項、一般不符合項應(yīng)提出書面的不符合項報告，
觀察項可以提交書面觀察報告，如觀察項已當(dāng)場糾正并經(jīng)確認，也可不發(fā)書面報告。
5、不符合項報告及舉例
不符合項報告的內(nèi)容
基本信息，如受審核方部門、審核員、陪同人員、日期等 。
不符合事實的描述，應(yīng)確切描述觀察到的事實并可追溯，應(yīng)經(jīng)過受審核方授權(quán)人員的確認。
不符合項的結(jié)論和性質(zhì)，要明確指出該事實所違反的審核準則的哪些條款規(guī)定，以及性質(zhì)或嚴重程度。
糾正及糾正措施的實施計劃、完成期限。
糾正及糾正措施的實施記錄及完成時間。
采取糾正措施后的效果驗證記錄及驗證時間。
不符合項的條款判定原則
最直接的原則、不游離的原則、易改進的原則
不符合項報告編寫注意事項
不符合項報告所描述的客觀事實，應(yīng)該是審核員確切觀察到的事實，描述應(yīng)程度適當(dāng)，恰如其份。
不符合事實應(yīng)清楚、明確，可以追溯。
涉及到具體人員時，通常使用崗位和職務(wù)。
盡量使用審核雙方都理解一致的技術(shù)語言。
同類不符合事實，可以合并提交一份不符合項報告。
不符合項報告所描述的客觀事實，應(yīng)經(jīng)過受審核方確認。至于該事實是否屬于不符合，不符合程度如何判斷，屬于審核員的職責(zé)，不需確認。
七、審核組內(nèi)部會議
1、交流審核情況
2、確認不符合項并進行匯總分析
審核員應(yīng)向會議逐一宣讀自己將要提交的不符合項報告，審核組討論：不符合項的證據(jù)是否確切；不符合項事實描述是否包括所有必要的細節(jié)；不符合項性質(zhì)、條款、判定是否準確；是否簡明扼要，容易理解；是否便于受審核方采取糾正措施。
當(dāng)內(nèi)部討論不能確定或發(fā)生爭議時，由審核組長決定。
匯總分析可以從下列幾個方面入手：從發(fā)現(xiàn)的不合格項來匯總分析、從發(fā)展的歷史和趨勢來分析、從兩次內(nèi)審之間該部門對最終產(chǎn)品的影響來分析、總結(jié)部門工作的的優(yōu)點。
3、作出審核結(jié)論
匯總審核發(fā)現(xiàn)，作出體系符合性的判定
分析發(fā)現(xiàn)的不符合項，研究確定其對體系的影響程度
對體系運行作出有效性評價
八、召開末次會議
1、 末次會議的任務(wù)：
向受審核方介紹審核情況，報告審核結(jié)果，并予以確認。
報告審核發(fā)現(xiàn)，包括各項不符合項和審核結(jié)論提出糾正措施和改進要求，以及跟蹤驗證的要求。
2、末次會議的內(nèi)容：
審核組長宣布會議開始，對受審核方在審核期間的合作表示感謝； 重申審核目的、范圍和審核準則；
概括介紹現(xiàn)場審核情況；
宣布審核結(jié)果，包括體系符合性、有效性評價；
宣讀不合格報告，要求部門負責(zé)人認可事實（在不合格報告上簽名）； 全面總結(jié)受審部門工作的優(yōu)缺點，宣布審核組的結(jié)論；
重申審核的抽樣原則，提出對不符合項的糾正措施要求及整改期限； 重申保密原則；
澄清或回答受審部門提出的問題；
受審核方代表致辭，對糾正措施和改進作出承諾；
審核組長表示感謝，宣布會議結(jié)束。
九、編寫審核報告
1、內(nèi)審報告的內(nèi)容
審核的目的和范圍；
審核組成員和受審核方參與人員及其職務(wù)；
審核的日期；
實施審核的依據(jù)；
審核概述、體系綜合評價以及審核結(jié)論；
不符合項及統(tǒng)計分析；
對糾正措施的要求和必要的建議；
審核報告的發(fā)放范圍，通常為審核有關(guān)部門負責(zé)人、管理者代表等； 審核組長簽字，管理者代表審核，最高管理者批準。
2、審核報告的格式
由組織自行在程序文件中規(guī)定，但報告的內(nèi)容應(yīng)完整。
3、編寫審核報告注意事項
報告的內(nèi)容應(yīng)真實、客觀、應(yīng)對事不對人、應(yīng)簡明扼要，突出重點，引用典型事例和數(shù)據(jù)，對糾正措施的要求不能就事論事，要著眼于體系的整體改進。
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